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Erfahrungs­bericht

Seit Januar 2022 setzt die Berufsfachschule des Detailhandels Bern (bsd.) für ihre Kreditorenrechnungen den elektronischen Rechnungseingangsprozess «Xpert.APF» ein. Der Wunsch war, eine Effizienzsteigerung bei der Abwicklung des internen Prozesses zu erreichen und gleichzeitig die Digitalisierung weiter voranzutreiben. 

Zur bsd.
Die bsd. Bern ist eine kaufmännische Berufsschule mit privater Trägerschaft, welche Detailhandelsassistenten/-innen, Detailhandelsfachleute und Fachleute Apotheke ausbildet. Nebst diesen Grundbildungen bietet die Berufsfachschule auch ein grösseres Weiterbildungsangebot an. Insgesamt beschäftigt die bsd. ca. 60 Lehrpersonen sowie 12 Verwaltungsangestellte und bildet 1'200 Lernende aus. Dieses Jahr durfte sie ein beeindruckendes Jubiläum feiern – nämlich ihr 100-jähriges Bestehen.

Nach der Installation der neuen Buchhaltungssoftware Xpert.Finance vor drei Jahren kam bei der Berufsfachschule der Wunsch auf, im Thema Digitalisierung einen Schritt weiterzugehen. Ein weiterer wesentlicher Grund war auch die Corona-Pandemie und die damit auferlegte Homeoffice-Tätigkeit für alle Mitarbeitenden.

«Die Abwicklung der Kreditorenrechnungen war vor der Einführung des Kreditorenprozesses nicht sehr effizient und dauerte einfach zu lange, das wollten wir verbessern», hält Markus Wüest, Leiter Finanzen und Personaladministration, fest und erläutert den damaligen internen Prozess: Die Verwaltung hat die Rechnungen entgegengenommen, sie physisch den entsprechenden Mitarbeitenden weitergeleitet und von dort sind sie visiert der Buchhaltung zur anschliessenden Weiterverarbeitung übergeben worden. Ein grosser Auswand also, der mit «Xpert.APF» und dem integrierten Dokumentenmanagement «d.velop documents» stark reduziert werden konnte. Nichtsdestotrotz erklärt Markus Wüest, sei es ein Abwägen gewesen, ob es sich lohne, eine solche Lösung für 1'000 Rechnungen pro Jahr einzuführen. Doch da auch in anderen Bereichen der Fokus klar auf der Digitalisierung lag, war man sich rasch einig. «Im Rückblick sind wir doch sehr froh, dass wir auf einen digitalen Workflow umgestiegen sind» sinniert Wüest.

Als erstes kontaktierte Wüest damals seinen Softwarepartner Soreco, welcher in seinem Produkt-Portfolio einen Kreditorenprozess anbietet. Nach einem Gesprächstermin mit einer ausführlichen Präsentation des Kreditorenworkflows «Xpert.APF» fiel schon sehr bald der Entscheid zugunsten dieser Lösung. Ausschlaggebend war die volle Integrierbarkeit in die bestehende Buchhaltungssoftware sowie die Möglichkeit einer gleichzeitigen  Erweiterung mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS), welches die geschäftsbücherkonforme Belegarchivierung gewährleistet. Die von Soreco vertriebene DMS-Lösung «d.velop documents» vermochte ebenfalls zu überzeugen. 

Per Videobotschaft schildert Ihnen Markus Wüest, Leiter Finanzen und Personaladministration der bsd. Bern, was ihn dazu gebracht hat, einen Kreditorenprozess einzuführen, was deren Vorteile sind und weshalb er sich für die Lösung «Xpert.APF» entschieden hat:

HubSpot Video

Ein Projektüberblick

Ausgangslage

  • Ineffiziente Abwicklung der Kreditorenrechnungen
  • Manuelles Sortieren und physische Verteilung der Rechnungen
  • Umständlicher, aufwändiger und zeitintensiver Ablauf
  • Bei Abwesenheiten blieben die Rechnungen liegen
  • Händische Verbuchung jeder Rechnung in die FIBU
  • Physische und platzintensive Archivierung der Rechnungen
  • Mühsame Suche nach Rechnungsbelegen

Anforderungen

  • Volle Integrierbarkeit des Kreditorenrechnungsprozesses in die bestehende Buchhaltungssoftware
  • Effizienzsteigerung bei der Abwicklung des internen Prozesses durch einen digitalen Workflow
  • Digitalisierung sollte vorangetrieben werden
  • Erweiterbar mit einem Dokumentenmanagementsystem
  • Gleichzeitige Einführung von Kreditorenprozess und DMS
  • Ausbaumöglichkeit von Dokumententypen im DMS auch in anderen Bereichen wie Personaldossier und Verträge
  • Webbasierte Lösung für einen ortsunabhängigen Zugriff 

«Der Rechnungsdurchlauf ist jetzt viel einfacher. Innerhalb von Minuten ist die Rechnung unter Umständen visiert und verbucht, was vorher mehrere Tage benötigte».

Markus Wüest, Leiter Finanzen und Personaladministration

Projektvorgehen

Der Weg zum Ziel ist genauso wichtig wie das Endresultat. Deshalb arbeiten wir mit einem standardisierten Vorgehen und stellen so sicher, dass «Xpert.APF» reibungslos und effizient implementiert werden kann.

  1. projektvorgehen_01

    Beratung

    Während der Offertphase holte Soreco die Bedürfnisse ab und erstellte eine auf die Anforderungen zugeschnittenes Angebot.

  2. projektvorgehen_02

    Realisierung

    Nach der definitiven Auftragserteilung wurden im Rahmen eines Kick-Off-Workshops die Bedürfnisse und Anforderungen konkretisiert. Auf dieser Basis wurde die Planung erstellt und die Verantwortlichkeiten verteilt.

  3. projektvorgehen_03

    Einführung

    Nach erfolgreicher Umsetzung inkl. Tests und Projektabnahme führte Soreco Schulungen durch, um die Mitarbeitenden des Unternehmens in der Anwendung der Lösungen zu unterstützen.

  4. projektvorgehen_04

    Support

    Soreco unterstützt das Unternehmen auch nach Abschluss des Projekts bei Fragen rund um die implementierten Lösungen und begleitet den Kunden in weiteren Digitalisierungthemen.

Projekt­begleitung

Wir begleiten Sie im gesamten Implementierungsprozess genau so wie nach der Inbetriebnahme und stellen dabei sicher, dass unsere Projektleiter Ihr «single point of contact» sind.

  • Projektplanung, -leitung und
    -koordination in Abstimmung mit den Projektverantwortlichen auf Kundenseite
  • Besprechungen und Abklärungen
  • Projektcontrolling
  • Unterstützung während und nach der Implementierung

Was ist heute besser dank Xpert.APF?

  • Die Rechnungsmerkmale werden automatisch erkannt und klassifiziert.
  • Dank hinterlegter Organisationsstruktur wird die Rechnung automatisiert der verantwortlichen Person weitergeleitet.
  • Abwesenheiten und Stellvertretungen können geregelt werden.
  • Nach der Freigabe und Endkontrolle in der Buchhaltung wird die Rechnung automatisch in der Buchhaltungssoftware verbucht und GeBüV-konform archiviert.
  • Da die Lösung webbasiert ist, können die Rechnungen zeit- und ortsunabhängig eingesehen, bearbeitet und freigegeben werden.
  • Mit Hinterlegung der Organisationsstruktur konnte auch eine Freigabelimite festgelegt werden.
  • Durch die hohe Konfigurierbarkeit wurde ein hoher Automatisierungsgrad erreicht.
  • Zeit vom Rechnungsdurchlauf wurde massgeblich reduziert.
  • Alle Mitarbeitenden arbeiten sehr gerne mit der Lösung und der ortsunabhängige Zugriff wird sehr geschätzt.
  • Für die Buchhaltung ist es sehr nützlich, dass immer ersichtlich ist, bei wem sich die Rechnung gerade in Bearbeitung befindet.
  • Der Rechnungsdurchlauf ist jetzt viel einfacher. Innerhalb von Minuten ist die Rechnung unter Umständen visiert und verbucht, was vorher mehrere Tage benötigte.
  • Einfache Suche nach archivierten Dokumenten.
  • Weitere Ausbaumöglichkeiten in der Digitalisierung.

«Diese Lösung ist sehr attraktiv, da sie webbasiert ist, dass heisst man hat von überall Zugriff, kann die Rechnung einsehen, bearbeiten und freigeben.»

Markus Wüest, Leiter Finanzen und Personaladministration

Machen Sie den ersten Schritt Richtung intelligente Prozess­unterstützung

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Benutzerfreundlich, branchenunabhängig, flexibel konfigurierbar: Xpert.APF ist die geregelte und effiziente Lösung für Ihre Lieferantenrechnungen.
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Alles zu Xpert.APF

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In unseren Webinaren stellen wir Ihnen anhand von unterschiedlichen Themenschwerpunkten unser Produkteportfolio vor und geben Ihnen detaillierte Einblicke in unsere Lösungen. Melden Sie sich am besten gleich an!

GeBüV-Konformität der Archivierung mit dem DMS d.velop documents

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